Gebruik van het digitale groeidocument is voor reguliere scholen verplicht bij de aanvraag van een toelaatbaarheidsverklaring bij het samenwerkingsverband. Hieronder de te zetten stappen op een rijtje.

  • Maak een PDF bestand (rapportage) van het digitale groeidocument (zie schriftelijke handleiding) en voeg deze toe als bijlage aan het digitale groeidocument, in de digitale omgeving. Dit maakt het tot een printbaar en ‘statisch’ document op basis waarvan het samenwerkingsverband kan adviseren. Zo kan een IB-er in het ‘actieve’ groeidocument nog verder werken, mocht dat handig of nodig zijn.
  • Voeg de toestemming van ouders toe als bijlage in de digitale omgeving. Zodra ouders dit formulier hebben getekend, kan het worden ingescand en toegevoegd als bijlage aan het digitale groeidocument.
  • Voeg alle relevante documenten (incl. de PDF van het groeidocument en de toestemming van ouders) als bijlage toe in de digitale omgeving.
  • Stuur de ‘alleen lezen’ link voor het digitale groeidocument (ook de bijlagen zijn dan zichtbaar) naar het secretariaat van het samenwerkingsverband én de onderwijsadviseur van de betreffende regio (waar het kind woont): Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Voor de onderwijsadviseurs per regio, zie de contactpagina op deze website. 
    Let op: Zorg ervoor dat de link lang genoeg geldig is. Zodra de geldigheid van de link is verlopen, kan de ontvanger van de deellink het groeidocument en de bijlagen niet meer bekijken.

 NB.
- Mocht gedurende het traject een bijlage aan het digitale groeidocument worden toegevoegd, meld dit dan per e-mail aan de onderwijsadviseur en/of het secretariaat. De onderwijsadviseur krijgt hier geen automatische melding van. De onderwijsadviseur kan deze bijlage zelf bekijken via de al eerder verzonden alleen lezen link.
- Door het aanmeldproces voor een toelaatbaarheidsverklaring via de beveiligde omgeving van het digitale groeidocument te laten verlopen, is het niet meer nodig om de privacygevoelige gegevens per (niet altijd beveiligde) e-mail te versturen.
- De TLV (of afwijzing) en het deskundigenadvies wordt niet meer per e-mail verzonden aan reguliere scholen. Het secretariaat van het samenwerkingsverband zal deze documenten toevoegen als bijlage aan het digitale groeidocument. Het is dus van belang dat de toegang tot het groeidocument (die wordt bepaald tijdens het versturen van de deellink) lang genoeg actief is. Ouders zullen de TLV (of afwijzing) en het deskundigenadvies per post ontvangen.